Jobdesk, Tugas, dan Fungsi General Affair di Perusahaan
General Affair (GA) adalah posisi pekerjaan dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional yang memiliki beberapa tugas dan jobdesk
Segala urusan perusahaan harus memiliki kejelasan baik dari tujuan, prospek, dan perencanaan ke depannya merupakan tanggung jawab mereka.
Kejelasan tersebut harus dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan pelaksanaannya.
General affair inilah yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun tidak terduga.
Dalam perusahaan yang memiliki struktur organisasi sederhana, GA biasanya akan digabung dengan HRD, terkadang juga di bagian pembelian atau purchasing.
Namun, tahukah Anda apa yang menjadi fungsi dan tugas dari divisi general affair tersebut? Untuk menjawabnya, simak uraian lengkapnya berikut ini.
Pengertian General Affair
General affair adalah orang yang ada di dalam satu divisi memiliki beberapa jobdesk dan tugas penting di dalam sebuah perusahaan.
Secara pengertian, general affair adalah sebuah departemen atau bagian dalam suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk menangani berbagai urusan administratif dan operasional.
Biasanya, hal-hal yang mereka tangani berkaitan dengan kebutuhan kantor, seperti perizinan, perjalanan dinas, pengelolaan gedung dan fasilitas, pengadaan barang dan jasa, serta pengelolaan dokumen dan arsip.
Selain itu, general affair juga bertanggung jawab untuk menyediakan berbagai layanan dukungan bagi para pegawai di perusahaan tersebut.
Tugas General Affair Adalah Sebagai Berikut
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, GA bertugas mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan.
GA sebenarnya lebih berfokus pada pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.
GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya.
Berikut ini merupakan tugas General affair di dalam perusahaan.
1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang
Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC).
Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas dan jobdesk GA dalam hal pengadaan barang.
Dalam pengadaan barang itu, seorang GA juga tidak asal beli melainkan melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.
Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya pengeluaran aset.
Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut berjalan baik.
2. General Affair Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga bertugas melakukan pembelian rutin perusahaan.
Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya.
Tak hanya itu, General affair adalah orang yang juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet ( Wi-Fi ), dan beberapa pembayaran lainnya.
Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya.
Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.
3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan
Pekerja harian lepas dalam perusahaan menjadi tanggung jawab GA.
Maka, GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan.
Hal ini menjadi tugas dan jobdesk bagian General affair dikarenakan gaji karyawan lepas akan masuk dalam keperluan bulanan kantor pada pembukuannya, yaitu untuk kebutuhan sumber daya manusia.
Untuk mempermudah GA dalam melakukan pekerjaannya, maka aplikasi slip gaji online dapat menjadi solusi dalam mempermudah proses perhitungan besaran gaji karyawan.
4. General Affair Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset
Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah mereka beli.
Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.
Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap ‘galak’ ketika ada karyawan yang tidak menjaga aset perusahaan.
Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
GA dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi.
General affair juga memiliki tugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai.
Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.
Fungsi Utama General Affair di dalam Perusahaan Adalah Berikut
Dalam menjalankan tugasnya, GA juga memiliki fungsi sendiri dalam menjalankan operasional perusahaan.
Berikut merupakan fungsi General Affair di perusahaan.
1. Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi pertama yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang kondisi dan fasilitas perusahaan.
Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan.
Jobdesk General Affair juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu?
Apapun yang menjadi prioritas GA harus memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.
2. Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi penting lainnya dari general affair adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahan bisa menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.
3. Membantu Perizinan
Sesuai jobdesk yang ada, Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan.
Selain itu, GA juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.
4. Membina Hubungan Baik
Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa.
Jika GA dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.
Produktivitas karyawan juga akan terjaga apabila mengenai penggajian tidak ada masalah.
Maka dari itu, perlu penggunaan aplikasi dan software payroll terbaik di Indonesia yaitu Talenta.
Dengan aplikasi tersebut, tentu akan menimalisir human error yang mungkin saja terjadi dan menyebabkan karyawan merasa dirugikan.
Tak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.
Itulah tugas, jobdesk dan fungsi general affair di perusahaan yang perlu Anda ketahui.
Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari general affair adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.
Keahlian yang Harus Dimiliki Seseorang yang Bekerja di Divisi General Affair Adalah Apa Saja?
Seseorang yang bekerja di divisi general affair harus memiliki beberapa keterampilan yang penting untuk dapat melakukan tugasnya dengan baik.
Beberapa keterampilan tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.
Keahlian administratif
Seseorang yang bekerja di divisi general affair harus memiliki kemampuan administratif yang baik, seperti kemampuan mengatur dan mengelola dokumen, mengatur jadwal, dan menyelesaikan tugas-tugas administratif lainnya.
Kemampuan negosiasi dan komunikasi
Ya, jobdesk divisi general affair adalah seringkali harus bernegosiasi dengan pihak luar, seperti supplier, kontraktor, atau pemerintah.
Oleh karena itu, seseorang yang bekerja di departemen ini harus memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik.
Kemampuan analisis dan pemecahan masalah
Divisi general affair harus dapat menganalisis situasi dan menyelesaikan masalah yang ada, seperti menyelesaikan masalah yang terkait dengan perizinan, pengadaan barang dan jasa, dan lain-lain.
Kemampuan organisasi dan perencanaan
Divsi ini harus dapat merencanakan dan mengatur tugas-tugas yang harus dikerjakan, serta mengelola sumber daya yang ada dengan efektif dan efisien.
Jobdesk General Affairs Secara Umum Adalah Berikut Ini
General affairs adalah salah satu posisi yang penting dalam sebuah perusahaan.
Mereka bertanggung jawab untuk menjaga berbagai hal internal perusahaan agar berjalan dengan lancar. Berikut ini adalah beberapa tugas utama seorang general affairs:
- Menjaga fasilitas kantor: General affairs bertanggung jawab untuk memastikan fasilitas kantor seperti AC, lampu, dan mesin fotokopi berfungsi dengan baik. Mereka juga harus menjaga kebersihan dan kerapian kantor.
- Mengatur keuangan internal: General affairs harus memastikan bahwa semua pembayaran dan penerimaan uang berjalan dengan baik, dan mencatat semua transaksi keuangan.
- Menjaga hubungan dengan vendor: General affairs harus memastikan bahwa hubungan dengan vendor, seperti pemasok makanan, perusahaan cleaning service, dan perusahaan IT, berjalan dengan baik.
- Mengatur perjalanan dinas: General affairs harus memastikan bahwa perjalanan dinas pegawai berjalan dengan lancar, mulai dari pemesanan tiket pesawat hingga reservasi hotel.
- Menjaga dokumen perusahaan: General affairs harus memastikan bahwa dokumen-dokumen perusahaan seperti surat, proposal, dan laporan disimpan dengan baik dan mudah diakses.
Dalam pekerjaan ini, seorang general affairs harus memiliki kemampuan organisasi dan administrasi yang baik.
Mereka juga harus mampu bekerja dengan baik di bawah tekanan dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
In conclusion, posisi general affair adalah sangat penting dalam menjaga agar berbagai hal internal perusahaan berjalan dengan lancar.
Mereka memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dipenuhi agar perusahaan berfungsi dengan baik.
Nah, sudah diketahui kalau General Affair (GA) adalah merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang berada di bawah pimpinan divisi umum dengan tugas dan jobdesk khusus.
https://www.talenta.co/blog/tugas-dan-fungsi-general-affair/
